Politique de confidentialité
Politique de confidentialité — Loi 25
Dernière mise à jour : 15 décembre 2025
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Stephanie Curti T.S. et Melanie Sterner T.S.
Courriel : info@phoenixsupport.ca
Entreprise : Phoenix Counselling and Mediation S.E.N.C
1. Introduction
Phoenix Counselling and Mediation S.E.N.C est une organisation qui accordent de l’importance à la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité explique comment Phoenix Counselling and Mediation S.E.N.C. (« nous », « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
Cette politique s’applique aux services professionnels offerts, ainsi qu’à l’utilisation du site www.phoenixscounsellingandmediation.com et de la plateforme clinique Owl Practice.
Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous être prié de ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès du titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur.
2. Renseignements personnels recueillis dans le cadre des services professionnels offerts
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires dans le cadre de nos services, notamment :
- Informations d’identification : nom, prénom, date de naissance, coordonnées.
- Informations administratives : informations de facturation, horaires, paiements.
- Informations cliniques : motifs de consultation, notes de suivi, documents cliniques.
3. Renseignements Personnels Recueillis par le Site Web www.phoenixcounsellingandmediation.com
Formulaire de demande d’information
Le site Web www.phoenixcounsellingandmediation.com comprend un formulaire intégré permettant d’envoyer une demande d’information par courriel. Les renseignements que vous fournissez volontairement dans ce formulaire (par exemple, nom, courriel et nature de la demande) sont utilisés exclusivement pour répondre à votre message. Ils ne sont pas stockés dans Owl Practice tant que vous n’avez pas officiellement ouvert un dossier.
Le Site recueille certaines autres informations via les « cookies » :
- Adresse IP
- Pages visitées et requêtes
- Statistiques
- Langage de préférence
- Applications
- Heure et jour de connexion
Au cours de la visite d’une personne, sur le Site, il se peut qu’une fonctionnalité des logiciels de navigation soit utilisée, les « cookies », pour recueillir de l’information de façon anonyme et établir le profil des visiteurs qui navigueront sur le Site.
Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur chaque fois qu’il y a un visiteur sur le Site. Les cookies disent quelles pages ont été visitées et par combien de personnes. Cela aide à personnaliser l’information en fonction des intérêts de chacun.
Le recours à de tels fichiers permet au Site de :
· Améliorer le service et l’accueil personnalisé du site
· Recueillir des statistiques
4. Finalités de la collecte
Nous recueillons vos renseignements personnels pour les objectifs suivants :
- Fournir des services professionnels.
- Ouvrir un dossier clinique et assurer le suivi professionnel.
- Communiquer avec vous au sujet de vos rendez-vous ou de votre dossier.
- Assurer la facturation, les reçus et les obligations comptables.
- Gérer et améliorer nos services et notre site web.
Nous ne collectons que les renseignements nécessaires, appropriés et proportionnels.
5. Consentement
Votre consentement est demandé :
- lors de l’ouverture de dossier,
- lorsque vous remplissez un formulaire en ligne,
- lorsque vous utilisez nos services.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et professionnelles.
6. Liens vers d’autres sites
La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux autres sites web étant suggérés par des liens connexes apparaissant sur le Site www.phoenixcounsellingandmediation.com concernant d’autres corporations ou services.
Bien que le Site puisse vous diriger vers la plateforme externe Owl Practice, le Site n’est pas responsable des termes et conditions de celle-ci, ni de leur politique de confidentialité. En ce sens, l’Utilisateur doit en tout temps prendre connaissance des conditions d’utilisation de la Plateforme OWL Practice avant de procéder à la création de son compte client.
7. Utilisation de la Plateforme Owl Practice
Pour la gestion sécurisée des dossiers cliniques, la prise de rendez-vous et la création de compte client, la plateforme Owl Practice est utilisée.
Le site Web www.phoenixcounsellingandmediation.com offre un lien direct vers Owl Practice permettant aux personnes utilisatrices de créer leur compte client et de réserver un rendez-vous en ligne : https://oab.owlpractice.ca/phoenixcounsellingandmediation
Owl Practice agit comme fournisseur de services et applique des mesures de sécurité conformes aux normes de l’industrie, incluant le chiffrement, le contrôle d’accès et l’hébergement des données au Canada et répond aux exigences de la Loi 25. Aucune information n’est communiquée à Owl Practice au-delà de ce qui est nécessaire pour la gestion clinique. Pour plus d’information sur les mesures de protection mises en place par notre fournisseur de gestion clinique, vous pouvez consulter la politique de confidentialité d’Owl Practice
8. Communication à des tiers
Vos renseignements peuvent être communiqués :
- à des professionnels collaborateurs uniquement avec votre consentement,
- à des fournisseurs de services technologiques (ex. Owl Practice, hébergeur du site),
- si requis par la loi ou une ordonnance judiciaire.
Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements personnels.
9. Conservation et destruction
Les dossiers cliniques sont conservés conformément aux exigences des ordres professionnels (5 ans après le dernier service pour L’OTSTCFQ).
Ensuite, ils sont :
- détruits de manière sécuritaire, ou
- anonymisés de façon irréversible.
10. Sécurité des renseignements
Nous appliquons des mesures de protection proportionnelles à la sensibilité des données :
- cryptage,
- double-authentification
- mots de passe sécurisés,
- accès limité aux personnes autorisées,
- stockage dans Owl Practice (Canada),
- pare-feu et surveillance de sécurité,
- verouillage à clef unique en cas de documents physique,
- destruction sécurisée.
Cependant, il est à noter que le Site www.stephaniecurti.ca ne peut garantir que les mesures de sécurité pourront empêcher une tierce partie mal intentionnée d’obtenir et de prendre possession des informations échangées et gardées.
11. Incidents de confidentialité
En cas d’incident (perte, vol, accès non autorisé) :
- Nous analysons le risque de préjudice.
- Nous prenons les mesures nécessaires pour réduire les dommages.
- Nous vous avisons si le risque est sérieux.
- Nous informons la Commission d’accès à l’information du Québec, si requis.
- Nous inscrivons l’incident dans un registre obligatoire, conformément à la Loi 25.
12. Vos droits (Loi 25)
Vous avez les droits suivants :
- Accès à vos renseignements personnels
- Rectification en cas d’erreur
- Retrait du consentement
- Demande de destruction, si applicable
Toute demande doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
Par courriel :
Mme. Stephanie Curti ou Mme. Melanie Sterner
info@phoenixsupport.ca
13. Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Si vous désirez faire une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, celle-ci devra être adressée à la responsable à la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
Par courriel :
Mme. Stephanie Curti ou Mme. Melanie Sterner
info@phoenixsupport.ca
14. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité
Le Site se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité en tout temps, et ce, en affichant une nouvelle politique de confidentialité sur le Site sans préavis ni notification. La cueillette, l’utilisation et la communication de vos renseignements par le Site seront assujetties à la version de la politique de confidentialité qui est alors affichée et en vigueur.
15. Acceptation
Concernant la présente politique, l’utilisateur confirme qu’il en a bien pris connaissance et qu’il en a lu les conditions applicables.
